情報技術（IT）の新しいトレンドによって、ビジネスのあらゆる面が破壊されています。毎日のように、ビッグデータ、人工知能、ブロックチェーン、モノのインターネット（IoT）、機械学習などの話を耳にしますが、今後数年間に、これらの技術のうち複数が貴社の組織に導入される可能性は十分にあります。業界にかかわらず、先見性のあるIT部門が適切なスキルを持っていることは、これまで以上に重要になってきます。貴社の組織は、今後の課題に対応する準備ができていますか？この点を考えるうえで、経験豊富な第三者が行うITアセスメントで調査するのが一番です。以下のFAQで調査を開始できます。
アセスメントが必要になるきっかけとなりうるものには何がありますか？
ITアセスメントが必要となる一般的な理由には、以下が含まれます。
- 新しい経営幹部レベルのリーダーシップ：新たに就任したCEO、CFO、CIOは、ITがどの程度機能しているかを把握する必要があります。ITアセスメントは、必要とする全体像を提供し、今後の取り組みのための重要なベンチマークを提供します。
- 事業継続計画や災害復旧計画の問題：洪水、地震、パンデミックによる混乱に対処するための組織の準備ができているかどうかは、技術環境が十分かどうかを示している可能性があります。ITアセスメントでは、このような深刻な事象が発生した際に、業務を継続する能力に関するフィードバックを得ることができます。
- 急速に変化するIT環境：デジタルトランスフォーメーションやデジタルビジネスへの移行を検討している組織の場合、ITアセスメントによって、将来への最善の道筋に関する重要な情報をまとめ、将来の投資を保護することができます。
- 技術の老化：テクノロジーとベストプラクティスは急速に進化しています。多くの組織において、新しいパッケージや安価な既製パッケージを使用している可能性がある場合には、時代遅れのテクノロジーを使用していたり、時代遅れの社内ソフトウェアを維持したりしている可能性があります。ITアセスメントでは、寿命が尽きた技術を特定し、代替案を提案します。
- 効果のない技術：貴社の組織では、音声・ビデオ会議や共有・コラボレーションツールなどの最新技術を最大限に活用できていない可能性があります。さらに悪いことに、競合他社は、新技術を採用していて、貴社や業界と比較して、かなり先行している場合があります。ITアセスメントは、組織や業界に不可欠なITベンチマークを提供します。
- パフォーマンスの問題：IT部門のパフォーマンスの良し悪しについて不当に多くの苦情が寄せられている場合、ITアセスメントは、苦情が有効なものかどうかを判断し、改善すべき領域を特定するのに役立ちます。
- スタッフのスキル：多くのIT部門は、スキル不足や組織のニーズとのズレを経験しています。ITアセスメントでは、スキルのミスマッチを特定し、重要な分野のスキルが十分にカバーされていることを確認できます。
さらに悪いことに、競合他社は、新技術を採用していて、貴社や業界において、かなり先行している場合があります。
ITアセスメントには何が含まれますか？
ITアセスメントは、組織のテクノロジーをざっと見るだけではなく、人、プロセス、テクノロジーを評価する「3本立て」のアセスメントです。
- 人：最初の分野は「人」です。アセスメントチームは、3つの広範な領域を調べます。
- ITリーダーシップとチーム構造：このアセスメントでは、IT部門のリーダーシップと管理、チームの構造とスキル、および将来のニーズに対する位置付けを調べます。
- ユーザー満足度：エンドユーザーの満足度調査は、エンドユーザーがITサービスにどの程度満足しているかの詳細な視点を提供するために行われます。
- ガバナンス：このアセスメントでは、IT部門がプロジェクトに優先順位を付け、意思決定を行う方法に注目します。たとえば、一部の部門では、ITディレクターのような一人の人間によって決定が行われる非公式なプロセスと、より広範なビジネス責任者によって決定が行われる正式なプロセスがあります。
- プロセス：アセスメントの二番目の分野は「プロセス」です。ここでは、アセスメントチームが大きく分けて4つのカテゴリーを考慮します。
- サービスの提供：この分野では、ITがビジネスの戦略的パートナーとして、どの程度機能しているのかを考慮します。また、ITがビジネス目標に、どの程度合致しているのかも考慮します。方針や手続きについても、すべての分野に対応していることを確認します。
- 戦略：アセスメントチームは、どのような基準が設定されているか、予算がどのように策定されているかを調査します。また、組織が社内で開発した独自のソフトウェアを使用しているか、外部ベンダーから入手可能な既成の製品を使用しているかなど調達基準に関連する事柄を調査します。
- 破壊的な技術：これは、戦略の観点から破壊的な技術や新技術の使用を検討し、それらの技術が組織にどのような影響を与える可能性があるかについてのガイダンスを提供しています。
- セキュリティ：どのようなアセスメントにおいても重要なのは、組織がどれだけセキュリティに対応し、適切な管理とリスク管理戦略を確実に実施しているかという点です。
- 更新とライフサイクル計画：このアセスメントでは、技術の更新に関する方針や、交換のためのライフサイクル計画があるかどうかを検討します。
- 技術：アセスメントの三番目の分野は「技術」です。アセスメントチームはここで2つの重要な項目を見ていきます。
- 導入されている技術：このアセスメントは、現在のテクノロジーの時代と、技術が組織を、どの程度サポートしているかを示しています。これには、インフラストラクチャー、エンドユーザーテクノロジー、データセンターが含まれます。
- ソフトウェア：これは、導入されているソフトウェアやアプリケーションを調査し、削除される可能性のあるアプリケーションや、部門のインベントリに含まれていない「影の」システムを特定するものです。また、ソフトウェアアプリケーションを追跡し、アプリケーションの更新のプロセスも見ています。
ITアセスメントの重要なステップは何ですか?
ITアセスメントには4つの重要なステップがあります。
- 目標とプロジェクトチームを決定する。プロジェクトの目標は、ベストプラクティスと比較するための単純なベースラインのアセスメントから詳細なアセスメントまで、さまざまです。場合によっては、スタッフの配置や、エンドユーザーの要求を満たすために組織がどれだけ成功しているかなど、特定の焦点について、アセスメントで評価されることがあります。目標が設定されると、プロジェクトチームが選択されます。多くの場合、プロジェクトチームは、IT、利害関係者、主要なユーザーが参加する機能横断的なチームとなります。プロジェクトチームは、アセスメントのインタビュー対象者の選定、観察結果の確認、調査結果や推奨事項の検討、プロジェクトが軌道に沿っているかどうかの確認などを行います。
- ベンチマークを決定する。次のステップは、ツール、スタッフの配置、支出に関するベンチマークを決定することです。これには、同業他社や業界で公表されている指標の調査が含まれる可能性があります。
- コミュニケーションプランの作成。コミュニケーションプランは、アセスメントのプロセスや結果をどのように共有していくのかを詳細に説明しています。このプランは組織全体で共有され、参加者の賛同を得るために重要です。
- アセスメントの実施、推奨事項と戦略的ロードマップの準備。アセスメントには、文書の確認、調査、ITスタッフおよび関係者へのインタビュー、ピアレビュー、データポイントの業界情報の分析などの項目が含まれます。目標は、複数のデータソース間で検証することです。成果物は、推奨事項と戦略的ロードマップを含むレポートです。
アセスメントの後に、何が起きますか？
アセスメントの完了後、2つの重要なフォローアップ手順があります。
- 推奨事項に優先順位を付けて実装。このフェーズでは、チームはアセスメントの結果と推奨事項をどうするかを決定します。一部のアセスメントでは、すぐに実装できるよりも多くの推奨事項があり、徐々に段階的に導入する必要があります。そうであれば、チームは優先順位の高い項目を選択し、まずそれを実施し、それに対するパフォーマンスを監視します。組織全体に見えるスコアカードは、実施のタイムラインと目標に対する進捗状況を示すものが多く作成されています。
- リアセスメント。戦略的ロードマップには、頻繁な間隔での再評価のためのガイダンスが含まれています。組織によっては、1年後、2年後、3年後に自己評価を行い、3年後には外部の評価を受けて、どれだけ前進したかを確認するという方法もあります。ロードマップをシンプルにしておくことがポイントなので、誰もがIT組織を運営する上でのツールとして活用することができます。
ITの重要性を考えると、多くの組織は、財務諸表と同じように、技術に対する監査の精査を採用しています。
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